SAUTER Smart Office – Digitale Bausteine

Inhaltsverzeichnis:

• Raumbuchung
• Arbeitsplatzfinder
• Kollegenfinder
• Mobile Access
• BYOD
• Smart Display
• Besuchermanagement
• Parkplatzfinder
• Smart Shadig
• Smart Lightning
• Indoor Navigation
• SAUTER Visitor Experience
• SAUTER Employee Experience

Raumbuchung

Selbst moderne Büroumgebungen verfügen nicht immer über einheitliche Raumbuchungsmethoden, die es Mitarbeitern ermöglichen, freie Teambereiche oder Besprechungsräume schnell und einfach ausfindig zu machen. Mit der SAUTER APP können passende Besprechungsräume unter Angabe von Datum und Zeitraum für einige Stunden, einen Tag oder eine Woche gebucht werden. Zusätzlich stehen den Benutzern Filter zur Verfügung, die die Suche nach einem bestimmten Raum anhand seiner Bezeichnung oder gewisser Eigenschaften wie „leise“ oder „hell“ ermöglichen. Durch die Analyse von Nutzungsmustern können Besprechungsräume zugewiesen oder Räume entsprechend den Bedürfnissen vorgeschlagen werden.

Optional können zusätzliche Dienstleistungen dazugebucht werden wie z.B. Catering, Medientechnik oder die Art der Bestuhlung. Das vorzeitige Ende eine Besprechung und somit die Freigabe für weitere Buchungen erfolgt per Touch am digitalen Tür-Display, per Smartphone oder wird automatisch vom System erkannt. Die gebuchten Zusatzleistungen werden dann ebenfalls automatisch storniert. Ungenutzten Bereiche können anschließend z.B. in einen Energiesparmodus versetzt werden.

Nutzen:

• Effiziente Nutzung der Besprechungsräume
• Wissen wann und wie welche Räume genutzt werden
• Flächenkonzepte und Auslastung optimieren
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Komfort

Arbeitsplatzfinder

Meetings, Projektarbeiten, Außendiensttätigkeiten, Home-Office – all diese und viele weitere Faktoren sorgen dafür, dass im Zeitalter des flexiblen Arbeitens längst nicht jeder Schreibtisch dauerhaft besetzt ist. Anhand der Livedaten von Präsenzsensoren, die an den Arbeitsplätzen angebracht sind, haben Sie jederzeit einen genauen Überblick über die Nutzung und Verfügbarkeit der Arbeitsplätze. Die Benutzer können die einzelnen Arbeitsplätze mit wenigen Klicks für einen gewünschten Zeitraum buchen. Und auch die individuellen Bedürfnisse der Nutzer können berücksichtigt werden. Werden die buchbaren Arbeitsplätze etwa klassifiziert, können Nutzer diese Arbeitsplätze nach Kriterien, wie z.B. „leise“, „hell“, „in der Lounge“ oder „mit Schreibtisch & Monitor“ auswählen. Nicht-Belegungen werden automatisch erkannt und führen zur Frei­gabe. Diese Arbeits­plat­ze stehen sofort wieder zur Verfügung oder können in einen Energiesparmodus versetzt werden. So lassen sich Ressourcen optimal und effizient nutzen.

Nutzen:

• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit durch Komfort
• Arbeitsplatzkonzepte optimieren
• Attraktivere Arbeitsumgebungen nach Bedürfnissen

Kollegenfinder

Eine App „Kollegenfinder“ fördert in großen Firmenkomplexen die Kommunikation sowie Interaktion und erleichtert Zusammenarbeit und Teambildung. Mithilfe der Applikation können Mitarbeiter ihre Standorte freigeben oder teilen, um sich etwa zum Mittagessen oder zu einem Termin zu verabreden. Auch Nachrichten lassen sich über die App austauschen. Gerade in Zeiten von Open Space Büros, in denen viele Mitarbeiter keine festen Arbeitsplätze mehr besitzen, erspart die Information über den aktuellen Aufenthaltsort eines Kollegen oder seines Arbeitsplatzes eine zeitintensive Suche. Die integrierte Navigations-App unterstützt zusätzlich die Orientierung und Wegführung innerhalb des Gebäudes zum gewünschten Ziel.

Nutzen:

• Kollaborativ und flexible Arbeitsumgebung
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• attraktivere Arbeitsumgebungen
• Wissen wann und welche Arbeitsplätze frei sind
• Kollegen und Teammitglieder finden/treffen
• Arbeitsplatzkonzepte optimieren

Mobile Access

Digitalisierung, mobile Endgeräte, flexible Arbeitskonzepte und verteilte Standorte verändern die Anforderungen an das Zutrittskontroll-System. In erster Linie geht es um die Sicherheit von Personen, Sachwerten und Daten sowie wer wann und wo Zugang erhält.

Mit Mobile Access werden die Zugangsschlüssel und Zutrittsrechte auf das Smartphone der Mitarbeiter, Gäste oder Dienstleister ganz einfach, flexibel und in Echtzeit über das Mobilfunknetz übermittelt. Mitarbeiter können ihr eigenes Smartphone nutzen, um Zutritt zu Gebäuden und zu gesicherten Bereichen wie Labors und Serverräumen zu erhalten. Wenn ein externer Monteur beispielsweise kurzfristig Zugang zu einer Anlage benötigt, vergibt der Systemadministrator das Zutrittsrecht flexibel und schnell über das Mobilfunknetz direkt auf das Smartphone. Nach einer vorher definierten Zeit wird diese Berechtigung automatisch wieder entzogen. Somit können Prozesse vereinfacht und automatisiert werden, z.B. entfallen die Ausgabe und Rücknahme von Zutrittskarten, wodurch Zeit, Wege und Kapazitäten gespart werden.

Nutzen:

• Flexible Vergaben und Entzug der Zugangs-Berechtigungen an Mitarbeiter oder Gäste
• Neue innovative Dienstleistungen und Prozesse (shared office oder Mieter) sind einfach umsetzbar
• Mitarbeiterkomfort wird erhöht
• Geringerer Verwaltungsaufwand
• Kein Aufwand mit verlorenen oder vergessenen Ausweisen

BYOD

Im Zeitalter von Smartphones haben sich die meisten Menschen daran gewöhnt, technische Geräte per Fingergeste zu steuern, Nachrichten zu versenden oder einfach und schnell eine Bestellung aufzugeben. Apps bieten dabei gleich zwei Vorteile: Sie unterstützen diese komfortable und gewohnte Bedienung und erlauben dies dazu via eigenem, dem Nutzer vertrautem Gerät.
Mit der SAUTER Mobile Building Services App beispielsweise können die Raumkonditionen, wie Heizung, Klima, Beleuchtung und Beschattung bedient und bequem Nachrichten an das Facility Management verschickt werden. Auch für die Navigation in Gebäuden, buchen von Besprechungsräumen, Arbeitsplätzen oder Parkplätzen kann das eigene mobile Endgeräte genutzt werden. Damit lässt sich z.B. das Konzept „Bring Your Own Device (BYOD)“ in Unternehmen umsetzen, spart Kosten und bietet zusätzlichen Komfort.

Nutzen:

• Spart Anschaffungskosten / keine Gerätebereitstellung notwendig
• Steigert die Mitarbeiterzufriedenheit / Komfort
• Erhöht die Akzeptanz
• Mehr Produktivität & Flexibilität
• Nutzer können ihre vertrauten Geräte benutzen
• Zusätzlich: Hygienisch – nur eigenes Device

Smart Display

Ob als Informationstafel im Empfangsbereich bzw. Foyer, als Türschilder beispielsweise bei Patientenzimmern in medizinischen Einrichtungen oder zur Verwendung an Besprechungs- und Konferenzräumen, digitale Türschilder können den Arbeitsalltag von Mitarbeitern, Besuchern, Kunden und Gästen enorm erleichtern. In Echtzeit und flexibel werden Nachrichten, Raumhinweise, Belegungen, sowie bei Besprechungszimmern Buchungen oder Reservierungen auf den digitalen Türschildern angezeigt. So sind Mitarbeiter und Gäste stets auf dem neuesten Stand. Zudem können über das interaktive Display Besprechungen auch direkt auf dem Bildschirm erstellt, bestätigt, verlängert oder beendet werden.
Endet ein Meeting früher als geplant oder wird ein gebuchter Raum nicht genutzt, kann er so über den Touch Screen oder automatisch vom System wieder freigegeben werden. Der Raum steht sofort wieder zur Verfügung.

Nutzen:

• Automatische Aktualisierung der Anzeige in Echtzeit
• Automatisierte Datenübernahme aus Buchungssystemen
• Sicherstellen, dass alle Informationen aktuell und korrekt sind
• Schneller Austausch von Anzeigedaten und Informationen
• Weniger Zeitaufwand in der Verwaltung (kein Mitarbeiter muss zum Türschild laufen)
• Begrüßung und Informationen im richtigen Moment am richtigen Ort

Besuchermanagement

In vielen Unternehmen gehen jeden Tag zahlreiche Besucher wie Kunden, Geschäftspartner und Bewerber ein und aus. Damit jeder Besuch organisiert, schnell und kundenfreundlich abläuft, bietet die Besucherverwaltung eine effiziente Lösung. Sobald ein Besuchstermin feststeht, melden die Mitarbeiter den Besuch im System an, so hat der Empfang genügend Zeit sich auf den Besuch vorzubereiten. Der Besucher erhält eine Terminbestätigung mit persönlichem QR-Code für einen schnellen und einfachen Check-In sowie ein ics-File für die automatische Übernahme des Termins in den persönlichen Kalender. Der Besucher kann anschließend eigenständig einchecken oder den QR-Code nutzen, um sich am Empfang anzumelden. Dadurch, dass die organisatorischen Schritte rund um den Besuch abgebildet werden, wird der Empfang enorm entlastet und das Unternehmen behält die Übersicht und Kontrolle über die ein- und ausgehenden Besucher. Über das digitale System können außerdem Zugangsberechtigungen z.B. (Mobile Access) geregelt, Besucherlisten geführt und die Einhaltung der Sicherheitsvorschriften durch den Besucher kontrolliert werden.

Nutzen:

• Vereinfachte Abwicklung der Besucher
• Geringe Verweildauer der Besucher am Empfang
• Mehr Transparenz und Sicherheit
• In Gefahrensituationen können Besucherlisten erstellt werden (z.B. für Evakuierung)
• Modernes, professionelles Erscheinungsbild des Unternehmens
• Komfort für den Besucher

Parkplatzfinder

Die Parkplatzsuche entwickelt sich zunehmend zu einem kritischen Faktor für Mensch und Umwelt. Einerseits möchten Unternehmen ihren Mitarbeitern Parkplätze anbieten, andererseits aber auch ausreichend Parkplätze für Gäste, VIP‘s oder Handicap Personen bereithalten. Mit einem sensorbasierten System, das ohne großen Aufwand zu installieren oder nachzurüsten ist, ist eine intelligente Parkraumüberwachung einfach realisierbar. Die Sensoren ermitteln in Echtzeit, ob ein Parkplatz frei oder beleget ist. Über eine App werden freie Parkplätze anzeigt und können direkt angesteuert werden. Auch besteht die Möglichkeit Parkplätze, z.B. für Gäste oder eine E-Ladestation, im Voraus zu reservieren. Festvergebene Parkplätze können an den Tagen, an denen sie nicht genutzt werden, anderweitig vergeben werden, um so die Parkflächen effizienter nutzbar zu machen.

Nutzen:

• Effiziente Auslastung der Parkflächen
• Zeit,- und Kraftstoffersparnis
• Höhere Mitarbeiterzufriedenheit
• Attraktivere Arbeitsumgebungen
• Flexibel Reservierung von Parkflächen
• Analyse der Parkflächen

Smart Shading

Viele moderne Gebäude stechen durch ihre Bauweise und großen Glasfassaden hervor. Das ist einerseits zeitlos und edel, anderseits gelten Fenster als Schwachstelle der Wärme,- und Kältedämmung. Auch ein bewölkter Himmel ist eine Herausforderung für die Steuerung, denn die Lichtverhältnisse wechseln schnell. Neben der direkten Sonnenstrahlung können auch Reflexionen an Objekten, wie eine sonnenbeschienene Fassade eines Nachbargebäudes blenden oder einen Schatten werfen. Nicht nur die Helligkeit, auch die Einfallsrichtung des Lichtes ändert sich im Tages- und Jahresverlauf. Smart Shading prüft und errechnet aus all diesen Parametern ein Verschattungsprogramm für die jeweilige Fensterfront und sorgt mit ihrer intelligenten Lamellennachführung dafür, dass Gebäude so lange wie möglich vom natürlichen Tageslicht profitieren, ohne dass die Sonneneinstrahlung die Innentemperatur negativ beeinflusst oder das einfallende Licht blendet.

Nutzen:

• Sonnenlicht wird optimal genutzt
• Der Energieverbrauch wird gesenkt
• Im Winter werden Heizkosten gesenkt
• Im Sommer sinken die Kosten für die Klimatisierung
• Beitrag zur Verringerung der Klimaerwärmung
• Attraktive Arbeitsumgebung

Indoor Navigation

Bis zu 90 Prozent unserer Zeit verbringen wir in Gebäuden – zum Beispiel am Arbeitsplatz, bei geschäftlichen oder privaten Reisen, auf Messen, in Einkaufszentren oder in Krankenhäusern. Manche dieser Gebäude sind so weitläufig und komplex, dass die Orientierung schwerfällt. Mit der Indoor Navigation können sich Mitarbeiter, Gäste oder Patienten in Gebäuden schnell zurechtfinden, um beispielsweise einen Besprechungsraum, den Arbeitsplatz, ein Behandlungszimmer oder das Gate zu finden. Menschen mit Handicap können sich einen barrierefreien Zugang anzeigen und dahin navigieren lassen. Auch « Points of Interest » z.B. die Kantine, Drucker, Postfächer oder E- Ladestation etc. lassen sich mühelos und intuitiv über die App orten und ansteuern. Die Bereitstellung von zusätzlichen Umgebungsinformationen und Positionsdaten versorgen den Nutzer mit hilfreichen Informationen zu seiner aktuellen Umgebung im Gebäude. Das können Veranstaltungen, Dienstleistungen und Angebote sein, oder einfach nur der aktuelle Speiseplan der Kantine einschließlich der Öffnungszeiten.

Nutzen:

• Optimierung von Wegen
• Ortsbezogene Kontextinformationen
• Verbesserung des Besuchererlebnisses
• Erhöhter Komfort für Mitarbeiter und Besucher
• Zeitersparnis
• Intelligente Wegführung

Smart Lightning

Modernes Lichtmanagement kann heute weit mehr als nur die Arbeitsumgebung normgerecht erhellen oder Energie und Kosten zu sparen. Moderne Arbeitsplatzgestaltung erfordert auch immer flexiblere Beleuchtungen. Daher sollte sich Licht mit möglichst wenig Aufwand an die speziellen Anforderungen und persönlichen Bedürfnissen anpassen. Bereits mit einfachen Präsenzmeldern, die das Licht nur dann schalten, wenn es tatsächlich gebraucht wird, lässt sich eine nutzungsabhängige Lichtsteuerung realisieren. Von Kontext- und Umweltabhängiger, bis hin zur digitalen stufenlosen Lichtsteuerung, die die Lichtfarben tagesabhängig regeln, um den Biorhythmus der Mitarbeiter zu unterstützen (Human Centric Lighting – HCL), bietet modernes Lichtmanagement heute vielfältige Möglichkeiten für individuelle Nutzerbedürfnisse und zur energieeffizienten Steuerung. Dabei können die automatischen Einstellungen jederzeit übersteuert werden – d.h. über Taster oder Smartphonebedienung kann die Lichtintensität und Farbe zusätzlich manuell verändert werden.

Nutzen:

• Energieeinsparung von bis zu 70 %
• Gezielte Ausleuchtung von Arbeitsbereichen und Räumen
• Individuelle Lichtbedingungen schaffen (Human Centric Lighting): Gesundheit, Wohlbefinden und Leistung der Nutzer steigern
• Gesetzliche Vorgaben einhalten
• Attraktive Arbeitsumgebung
• Reduktion von Treibhausgasemissionen durch Energieeinsparungen

Bedarfsorientierte Reinigung

Reinigungsdienstleistungen werden stets nach Plan “ in fixen Intervallen“ durchgeführt. Die tatsächliche Nutzung oder der Verschmutzungsgrad werden nicht in die Planung miteinbezogen. In der Praxis führt das dazu, dass beispielsweise Meetingräume gereinigt werden, obwohl sie seit der letzten Reinigung gar nicht genutzt wurden oder dass Empfangsfoyers trotz starker Verschmutzung durch Schneematsch und Fußabdrücke weiterhin nur alle drei Tage geputzt werden. Durch den Einsatz von Sensoren, Wettervorhersage oder Buchungs- und Veranstaltungskalender können detailliertere Real-Time-Gebäudenutzungsdaten erfasst bzw. prognostiziert werden, z.B. welche Bereiche besonders stark verschmutzt werden. Die dadurch gewonnen Informationen können z.B. zur Aussteuerung der Reinigungskräfte für die bedarfsorientierte Reinigung genutzt, die Reinigungsintervalle angepasst bzw. Reinigungskräfte z.B. per mobilem Endgerät automatisch vom System über Reinigungsaufträge informiert werden.

Nutzen:

• Nutzungsabhängige Reinigung
• Abläufe und Prozess werden optimiert
• Nutzer- und Kundenzufriedenheit erhöhen
• Verbesserung der Hygiene und Sauberkeit (aktuell Covid 19)
• Dienstleistungen intelligent planen
• Reinigungspersonal wird effektiv eingesetzt
• Zeit, Aufwand und Kosten einsparen

SAUTER Visitor Experience

In vielen Unternehmen gehen jeden Tag zahlreiche Besucher wie Kunden, Geschäftspartner und Bewerber ein und aus. Damit jeder Besuch organisiert, schnell und kundenfreundlich abläuft, bieten die digitalen Bausteine von SAUTER eine effiziente Gesamtlösung.

 

Sobald ein Besuchstermin feststeht, melden die Mitarbeiter den Besuch im System an. So hat der Empfang genügend Zeit sich auf den Besuch vorzubereiten.

 

Der Besucher erhält eine Terminbestätigung mit persönlichem QR-Code für einen schnellen und einfachen Check-In sowie eine Möglichkeit der automatischen Übernahme des Termins in den persönlichen Kalender.

 

Darüber hinaus werden auch alle weiteren für den Termin notwendigen Informationen wie beispielsweise zu Parkmöglichkeiten und zur Orientierung vor Ort zur Verfügung gestellt.

Der Besucher kann anschließend eigenständig einchecken oder den QR-Code nutzen, um sich am Empfang anzumelden. Die langwierige Aufnahme der Personalien entfällt, da diese bereits durch die Besucher-Voranmeldung im System hinterlegt sind.

SAUTER Employee Experience

Zahlreiche Meetings in wechselnden Räumen, Projektbesprechungen, Telefonkonferenzen, Vor-Ort-Termine und Home Office – der Arbeitsalltag ist oftmals nicht statisch, sondern vielen unterschiedlichen Einflüssen unterworfen. Dabei flexibel zu bleiben und gleichzeitig nicht den Überblick zu verlieren, wer, wann, wo, mit wem und warum zu tun hat, ist oftmals nicht so einfach und lässt sich nicht immer mittels Kalendereintrag bewerkstelligen.
Dazu kommen in vielen Büros auch noch flexible Arbeitsplatzkonzepte, bei denen die Mitarbeiter keinen festen Arbeitsplatz haben, sondern dort Platz nehmen, wo ein Bürostuhl frei ist oder es ihnen am besten gefällt.

Um Ordnung in dieses scheinbare Chaos zu bringen, hat SAUTER eine ganze Reihe digitaler Bausteine entwickelt, die bei vielen dieser Szenarien schnell Klarheit schaffen.

So können sich Nutzer beispielsweise Ort und technische Ausstattung der Arbeitsplätze anzeigen lassen und ermitteln, ob diese frei sind. Dadurch wird ein effektives „Workplace und Room Management“ ermöglicht.

Dies kann ebenso auf Konferenzräume angewandt werden. Mit der Mobile Building Services App (MBS-App) besteht optional auch die Möglichkeit zusätzliche Services, wie Catering, benötigte Medientechnik oder die Art der Bestuhlung aufzunehmen und direkt eine entsprechende Information an die zuständige Stelle wie beispielsweise das Facility Management zu schicken

Die digitalen Bausteine von SAUTER unterstützen auch die Planung und Durchführung von Reinigungs- und Gesundheitsvorkehrungen sowie zur bedarfsorientierten Reinigung. So besteht die Möglichkeit einzelne Arbeitsplätze zur Einhaltung der Abstandsregeln zu blocken oder nach der Benutzung erst dann eine neuerliche Besetzung zu erlauben, wenn der Platz vom Reinigungspersonal desinfiziert wurde.

 

Nutzerindividuell können einzelne Parameter wie Licht, Sonnenschutz oder Temperatur auch von den Mitarbeitern per App über das eigene Smartphone vorgenommen werden.

Weitere Möglichkeiten zum Einsatz der SAUTER-Apps bieten sich in großen und unübersichtlichen Firmenkomplexen an. Mit Hilfe der Mobile Building Map App, einer Indoor Navigation, können sich Besucher beispielsweise vom Parkplatz zum Empfang, einem Besprechnungszimmer oder zur Kantine navigieren lassen.

 

Des Weiteren kann über einen Kollegen- und Arbeitsplatzfinder der Standort eines Mitarbeiters oder eines Gerätes (z. B. Flip Chart , Beamer) ermittelt werden.

 

Durch die Funktion „Mobile Access“ werden Zugangsberechtigungen über das Smartphone erteilt. Dies kann nicht nur für die eigenen Mitarbeiter erfolgen, auch Gäste des Unternehmens erhalten so Zugang zu festgelegten Bereichen im Gebäude oder zur Parkgarage.